○安芸市文書取扱規程
平成11年9月30日
規程第14号
安芸市文書取扱規程(昭和30年訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第14条)
第2章 文書の収受及び配布(第15条―第21条)
第3章 文書の処理(第22条―第25条)
第4章 文書の起案(第26条―第28条)
第5章 回議及び合議(第29条―第33条)
第6章 決裁(第34条―第36条)
第7章 施行(第37条―第39条)
第8章 文書の保管、保存及び廃棄(第40条―第54条)
第9章 補則(第55条・第56条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるものを除き、安芸市(以下「市」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課等 安芸市課設置条例(平成14年条例第48号)第1条に規定する課、福祉事務所、会計課、消防本部及び消防署をいう。
(2) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(3) 決裁権者 安芸市職務決裁規程(平成11年規程第9号。以下「決裁規程」という。)に規定する決裁権を有する者をいう。
(4) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、収受文書及びその他の資料等をいう。
(5) 電子文書 文書のうち、電磁的記録で文書管理システム、電子契約システムその他の業務システムに登録されたものをいう。
(6) 収受文書 市に到達した文書をいう。
(7) 発送文書 市から発送する文書をいう。
(8) 起案文書 事案の処理について上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために作成された文書をいう。
(9) 決裁文書 決裁済みの起案文書をいう。
(10) 庁内文書 各課等及び市の機関相互において収発する文書をいう。
(11) 合議 決裁規程に規定する合議及び他の課等の事務事業に関連するため協議することをいう。
(12) ファイリングシステム 組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理管理し、ついには廃棄するに至る一連の制度をいう。
(13) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課等(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所又は文書管理システムに収納しておくことをいう。
(14) 文書の保存 文書を書庫又は文書管理システム等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(15) 歴史資料 歴史的な資料として価値の高いもの又は将来において歴史的な価値が高くなることが見込まれるものをいう。
(16) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書の収受、起案、回議、決裁、回覧、供覧、保管、保存、廃棄その他文書の管理に関する事務の処理を行うためのシステムをいう。
(17) 電子契約システム 電気通信回線を通じて接続されている電子計算機を利用して契約を締結するためのシステムをいう。
(18) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、保管及び保存を適正に行わなければならない。
(総括管理)
第4条 総務課長は、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
(課長等の職務)
第5条 課長等は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。
2 課長等は、決裁時に文書を審査するものとする。
(文書取扱員)
第6条 課等に文書取扱員1人を置く。
2 文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。ただし、所属職員がいない場合は、課長等とする。
3 課長等は、文書取扱員を指名したときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。
(文書取扱員の職務)
第7条 文書取扱員は、課等における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の処理に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書の種類)
第8条 文書は、一般文書、公示文書、議案書、令達文書、契約文書及び法規文書に区分する。
2 一般文書は、次のとおりとする。
(1) 普通文書
ア 照会 一定の事務について、回答及び意見を求めるもの
イ 協議 一定の事項について相手方の意見を求め、又は打ち合わせを行うもの
ウ 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの
エ 回答 照会、協議又は依頼等に対して応答するもの
オ 承認 相手方の行為に対し、同意を与えるもの
カ 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
キ 送付 物品又は書類を送り届けるもの
ク 報告 上司又は官公署等に対し、事務の状況その他を知らせるもの
ケ 届 一定の事項について届け出るもの
コ 申請 許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの
サ 願 一定の事項について願い出るもの
シ 進達 個人又は団体等から受理した文書を上司又は行政庁に取り次ぐもの
ス 副申 上司又は行政庁に進達する文書に意見を添えるもの
セ 勧告 権限に基づき、特定の事項について相手方にある処置を勧め、又は促すもの
ソ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
タ 答申 諮問に対し、意見を述べるもの
チ 建議 諮問機関等がその属する機関又はその他の関係機関に対して、自発的に意見を申し出るもの
(2) 内部文書
ア 辞令 職員に対し、任免、給与又は勤務などに関して、命令するもの
イ 復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの
ウ 事務引継 前任者が担当事務の処理てんまつを後任者等に引き継ぐもの
エ 回覧 職員相互に回し伝えて見るもの
オ 供覧 特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供するもの
(3) 儀礼文書
ア 書簡文 礼状、あいさつ状、案内状などで私文書の形式により発するもの
イ あいさつ文 式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等
ウ 表彰文 賞状、表彰状、感謝状等
(4) その他の文書
ア 要請 ある事項について、何らかの処置を強く求めるもの
イ 要望 ある事項について、何らかの処置を希望するもの
ウ 請願 請願法(昭和22年法律第13号)及び地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)に基づいて官公署又は議会に対し要望するもの
エ 陳情 ウ以外で官公署等に対し、特定の事項についてその実情を訴えて、適当な措置をとるように希望を述べるもの
オ 証明 特定の事実、法律関係その他の存否の真実性を証するもの
カ 委嘱 特定の者に対し、一定の業務の執行を委託するもの
キ 会議録・議事録 会議の経過等を記録するもの
ク 争訟関係文書 審査請求書・裁決書等
3 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの
(2) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの
4 議案文書及び専決処分文書は、次のとおりとする。
(1) 議案 法第96条等の規定に基づき議会の議決、承認等を求め、又は議会に報告するもの
(2) 専決処分 法第179条及び法第180条の規定により、市長が処分するもの
5 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 訓令 権限の行使若しくは職務等住民の権利義務に直接関係のない事項について令達するもの(規程を含む。)
(2) 要綱 権限の行使若しくは職務又は事務処理の基準について定めたもの(要領、細則を含む。)
(3) 指令 申請又は願に対して、許可、認可し、又は指示、命令するもの
(4) 命令 特定の個人又は団体に対し、権限に基づき特定の事項について命令、禁止、停止等の措置をとり、又は既に与えた許可、認可等の行政行為を取り消すもの
(5) 通達 所管の機関又は職員に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示又は命令するもの
(6) 依命通達 通達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの
6 契約文書は、次のとおりとする。
(1) 契約 一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を表示するもの
(2) 請書 軽易な内容のもので契約書の作成を省略した場合に主要な事項を記載して後日の証拠とするもの及び引き受けたしるしに書くもの
(3) 覚書 契約書に代え、権利義務など重要な事項の取り決めについて合意の内容を表示するもの
(4) 協定 一定の事項について取り決めの内容を表示するもの
7 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 法第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの
(文書処理の年度)
第9条 文書処理に関する年度の区分は、一般文書、契約文書及び令達文書(訓令及び要綱を除く。)にあっては4月1日から3月31日まで、公示文書、議案文書及び専決処分文書、令達文書(訓令及び要綱に限る。)並びに法規文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。
(文書の番号)
第10条 文書には、次の各号に定めるところにより年度ごとに番号を付けなければならない。
(3) 条例、規則及び訓令については、その区分の前に「安芸市」を冠し、総務課長が区分ごとに例規番号簿(様式第3号)により一連番号を付けること。
(4) 告示については、この区分の前に「安芸市」を冠し、総務課長が告示番号簿(様式第4号)により一連番号を付けること。
(5) 議案等については、その区分を冠し、総務課長が区分ごとに議案等番号簿(様式第5号)により一連番号を付けること。
2 庁内文書及び発送文書のうち軽易なものについては、「事務連絡」とし、番号を省略することができる。
(1) 軽易なものについては、市役所名又は決裁権者の職名
(2) 発送文書のうち決裁権者又は課長等あての照会、協議又は依頼等の文書に対する回答は、決裁権者の職名
(3) 庁内文書については、決裁権者の職名
(あて先)
第12条 文書のあて先は、原則として職、氏名を記載するものとする。
2 敬称は、基本的には「様」を用いるものとする。
(文書の書き方)
第13条 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの
(3) 儀礼文書のうち式辞
(4) その他課長等が縦書きを要すると認めたもの
(文書の日付)
第14条 発送する文書の日付は、原則として発送する日とする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第15条 市に到達した文書は、総務課で収受する。
2 前項の文書中に市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
3 第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公署等から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
(収受文書の配布)
第16条 総務課で収受した文書は、次に掲げるところにより速やかに主管課に配布しなければならない。
(1) あて先の課等が明記されている文書 あて先の課等に開封しないで配布するものとする。
(2) あて先の課等が明記されていない文書 開封し、あて先の課等を判定し、文書の余白又は封筒等に受付印(様式第6号(その1))を押した後、封筒等を添付してあて先の課等に配布するものとする。
(3) 親展文書及び(秘)等の表示のしてある文書 市長又は副市長あての文書は総務課に、その他のものは、あて先の属する課等に開封しないで配布するものとする。
(4) 書留、内容証明等特別な郵便物 特殊郵便物受付簿(様式第7号)に記載して主管課の文書取扱員に手渡し、受領印を受けるものとする。
2 2以上の課等に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課等に配布するものとする。
(職員が直接受領した文書の取扱い)
第17条 職員が直接受領した文書は、当該主管課で収受の手続をとるものとする。ただし、配布先が分からない文書があるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第19条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、警備員が受領し、総務課に回付しなければならない。
2 回付を受けた総務課は、警備員が受領した日ごとに整理し、速やかに主管課に配布しなければならない。
2 返送を受けた主管課の課長等は、直ちに適切な処理をしなければならない。
(誤配文書の取扱い)
第21条 文書取扱員は、配布を受けた文書のうち、主管に属しないものがあるときは、直ちにその理由を付して、総務課に返さなければならない。
第3章 文書の処理
(収受文書の処理)
第22条 収受文書の配布を受けた文書取扱員は、当該文書を受付処理すべき文書(以下「受付文書」という。)及びその他の文書に区分し、受付文書は、受付印(様式第6号(その2))を押し、文書件名簿に登録しなければならない。
2 前項に規定するその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものをいう。
3 年間を通じて相当量収受する申請書等は、申請書等だけを別にまとめ、一連番号を付して処理することができる。
4 親展文書及び(秘)等の表示のしてある文書は、文書件名簿に受付月日、発信人を記載し、件名欄にあて先人及び親展、(秘)等を記載するものとする。
5 受付文書のうち、収受の日付が権利の得失に関係のある文書の封筒等は、その文書に添付しておかなければならない。
(受付文書の処理)
第23条 文書取扱員は、受付文書を課長等に提出しなければならない。
2 課長等は、提出された文書を速やかに査閲し、所管係長等に配布しなければならない。
3 課長等は、受付文書で他の課に関係するものは、速やかに、その旨を関係課に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。
(一応供覧)
第24条 受付文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、「一応供覧」と表示し、必要な場合はその理由を付けて、直ちに上司に供しなければならない。
(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの
(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの
(供覧)
第25条 受付文書のうち、特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の余白を用いて参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。
第4章 文書の起案
(起案)
第26条 文書の起案は、文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、文書管理システムによることができない起案については、起案紙(様式第8号)を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、文書管理システム又は起案紙によらずに処理することができる。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に記載することにより処理できるもの
3 第1項による起案は、次によらなければならない。
(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、一括処理することができる。
(2) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、必要あるときは要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(3) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。
(起案紙の記入要領)
第27条 起案紙の記入要領は、別表第2に定めるところによる。
(特別取扱いの表示)
第28条 起案文書には、必要に応じて、「重要」、「至急」、「例規」、「公示」、「議案」等、施行の上で特別な扱いを要する旨を明記するものとする。
2 機密を要するものは、起案文書にその旨を明記し、機密の保持に留意しなければならない。
第5章 回議及び合議
(回議)
第29条 回議は、決裁規程の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 同一事件で回議を重ねるものは、処理の経過を明らかにした書類を添付するものとする。
(合議)
第30条 起案文書で、合議の必要のあるものは、主管課の課長等の決裁を受けた後、関係課長等に合議しなければならない。この場合、原則として関係課等の係長等を経由するものとする。
(合議文書の取扱い)
第31条 合議を受けた事項について異議がないときは、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管課の課長等に協議し、協議が調わないときは、決裁規程第5条第2項第4号の規定により市長の決裁を受けなければならない。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課名の下に「要再回」と朱書するものとする。
4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後直ちに当該課長等にその結果を通知しなければならない。
2 前項の規定による合議を行ったときは、起案文書に次の書類を添付して回議しなければならない。
(1) 起案文書の写しを配布したときは、その意見
(2) 会議を開いたときは、会議録
(起案文書が廃案となった場合等の処理)
第33条 起案文書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係課長等に通知しなければならない。
2 決裁文書を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係課長等に通知しなければならない。
第6章 決裁
(決裁)
第34条 決裁権者は、起案文書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(決裁文書)
第35条 決裁文書は、当該主管課において決裁年月日を記入しなければならない。
(例規審査委員会の審査)
第36条 次の各号に掲げる起案文書は、決裁権者の決裁を経た後、安芸市例規審査委員会規程(昭和33年訓令第1号)第2条の規定により、安芸市例規審査委員会の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則及び規程等の制定並びに改廃に関する事項
(2) 法令及び条例、規則、規程等の疑義の解明に関する事項
(3) その他例規について、特に必要とする事項
第7章 施行
(公印の押印)
第37条 文書には、第11条各号に規定する文書を除き、安芸市公印に関する規則(昭和60年訓令第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。
(1) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの
(2) 他の行政機関に提出するもので、当該行政機関が押印を求めないもの
(3) 市民に周知回覧するもの及び軽易なもの
2 重要なもので特に必要と認めるものには、当該文書と契印するものとする。
3 契約文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。
4 第1項本文に規定する公印の押印を必要とする文書のうち、電子文書については、公印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
(発送文書の処理)
第38条 発送文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 発送文書のうち必要のあるものは、主管課において文書件名簿に記載し、文書番号を記入すること。
(2) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、主管課において封筒等の表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
(発送)
第39条 文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課において直接持参又は発送する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において直接持参又は発送することができる。
2 文書を発送するときは、最少の経費で発送するように努めなければならない。
3 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は官製はがき等を使用することができる。
第8章 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の整理、保管及び保存の原則)
第40条 文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存するものとする。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるものとする。
(文書の保管単位)
第41条 文書の保管単位は、課等とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(ファイル責任者及びファイル担当者)
第42条 文書を系統的に分類し、整理するため、前条の保管単位ごとにファイル責任者を置く。
2 ファイル責任者は課長等とし、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(2) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
3 係にファイル担当者1人を置く。ただし、係がない課等については、課等にファイル担当者1人を置くものとする。
(保管用具)
第43条 電子文書以外の文書(以下「紙文書」という。)の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。
(紙文書の保管)
第44条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
2 紙文書は、文書名を記載したラベルをはった個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に保管するものとする。
3 3段キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。
(文書保管の特例)
第45条 前2条の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長と協議の上、その他のキャビネット、保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した書類を3段キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。
(ファイル基準表等の作成)
第46条 ファイル責任者は、文書を系統的に管理するため、ファイル基準表(様式第9号)を作成しなければならない。
2 ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度分のファイル基準表を作成し、確定する方法による。
3 ファイル責任者は、毎年4月10日までに、ファイル基準表を確定させるものとする。
(文書の保存期間及び保存区分)
第47条 文書の保存期間は、次に定める区分によるものとする。
(1) 永年保存 議会関係文書、人事関係文書、重要財務関係文書、争訟関係文書など市の存立の基本に関する文書又はその他の文書で10年以上の保存が必要で実務上永年保存の取扱いを受けるもの
(2) 10年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業のうち、重要なもので将来の例証となるもの
(3) 5年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業の執行に関する文書
(4) 3年保存 常例的な事務事業の執行に関するもの、5年の保存は必要としないが、1年で廃棄するのが適当でない文書
(5) 1年保存 事務事業の執行に付随する軽易な文書
(6) 随時廃棄 事務執行後、随時廃棄できるきわめて軽易な文書
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 文書の保存期間は、前2項に規定する区分に従い、課長等が定めるものとする。
(保存期間の計算)
第48条 文書の保存期間の計算は、次のとおりとする。
(1) 第9条の規定により4月1日から3月31日までと定める文書 文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算し、3月31日をもって1年とする。
(2) 第9条の規定により1月1日から12月31日までと定める文書 文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算し、起算した日の翌年の3月31日をもって1年とする。
(文書の引継ぎ及び移替え)
第49条 ファイル責任者は、課等において保管する必要のなくなった文書で、引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを受ける場合は、個別フォルダーごと保存期間別の文書保存箱に移し替え、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の番号を記入するものとする。
3 総務課長は、前項の規定により移し替えた文書保存箱を保存期間別に整理して書庫で保存するものとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第50条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、保存文書閲覧(貸出)簿(様式第10号)に必要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として、7日以内とする。
3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。
(文書の廃棄)
第51条 総務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長等は、当該廃棄する保存文書の主管課の課長等に協議するものとする。
2 ファイル責任者は、第47条第1項第5号に定める文書については毎年4月末日までに廃棄し、同項第6号に定める文書については随時廃棄できるものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、保存期間を経過してもなお保存の必要があると認められるもの又は軽易なもので保存期間の満了まで保存する必要のなくなったものについては、総務課長と協議のうえ、課長等の決裁を経て、それぞれ保存期間を伸長して保存し、又は期間を短縮して廃棄することができる。
(文書廃棄上の注意)
第52条 廃棄しようとする文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。
(歴史資料の保存)
第53条 第51条の規定により廃棄する文書のうち、総務課長及び主管課の課長等が歴史民俗資料館長と協議し、歴史資料として保存の必要があると認めた文書は、歴史民俗資料館に移管するものとする。
(書庫の管理)
第54条 第49条第3項の書庫(以下「書庫」という。)は、総務課長が管理する。
2 職員は、総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ってはならない。
3 書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
第9章 補則
(文書管理の特例)
第55条 課長等は、文書の管理に関し、この規程の定めるところによりがたいときは、総務課長の承認を受けて別に定めることができる。
(雑則)
第56条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成11年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に使用している帳票その他の様式で直ちに改正し難いものについては、残品の限度で使用することができる。
3 この規程の施行の際、ファイリング・システムが導入されていない課等にあっては、ファイリング・システムが導入されるまでの間は、改正後の規程の規定中ファイリング・システムに基づく事務処理に関する規定は適用せず、なお従前の例による。
附則(平成12年3月31日規程第2号)
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年5月28日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成15年3月25日訓令第1号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月24日訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月28日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月25日訓令第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月28日訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年11月30日訓令第6号)
この訓令は、令和3年12月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第6号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年6月26日訓令第4号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和7年11月28日訓令第5号)
この訓令は、令和7年12月1日から施行する。
別表第1(第10条関係)
文書の記号
課名 | 約字 | 課名 | 約字 |
総務課 | 総 | 農林課 | 農林 |
企画調整課 | 企 | 商工観光水産課 | 商観水 |
財産管理課 | 財産 | 建設課 | 建 |
税務課 | 税 | 危機管理課 | 危 |
市民保険課 | 市保 | 上下水道課 | 水 |
健康介護課 | 健介 | 会計課 | 会 |
環境課 | 環 | 消防本部 | 消 |
福祉事務所 | 福 |
別表第2(第27条関係)
起案紙の記入要領
項目 | 記入要領 |
起案日 | 文書を起案した年月日を記入する(起案に着手した日ではなく、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。)。 |
決裁日 | 決裁権者がその事案について意思表示した日を決裁後主管課で記入する。 |
決裁区分 | 決裁区分は、その事案の決裁権者がだれであるかを明示するものであり、決裁規程に基づいて該当する職を記入する。 |
発信者名 | 発信者が、市長名又は課長名である場合は、市長又は課長と記入し、それ以外の場合は、職、氏名等を記入する。 |
宛名 | 1 発信文書の相手方の職及び氏名を記入する。 2 あて先が多く、記入できないときは、裏面又は別紙に書き、この欄に「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入する。 3 庁内文書で課長名のものは、職名のみで氏名を省略する。 4 庁内文書で内部意識決定等で相手方のいない場合は、空白とする。 |
起案者 | 起案者が、所属名及び氏名を記入する。 |
公開区分・非公開の理由 | 安芸市情報公開条例(平成11年条例第2号)の定めるところにより、市政情報の公開請求があった場合に、公開・非公開の決定を迅速かつ容易にするため、当該文書が公開できるかできないかの判断をし、公開区分を記入する。この場合において、非公開と判断した場合は、非公開の理由及び該当条項を記入する。 |
保存年限 | 該当する保存年限を記入する。 |
廃棄予定年月日 | 保存年限から起算して文書の廃棄する年月日を記入する。 |
文書番号 | 発送する文書の記号及び番号を記入する。収受文書に基づき発送するときは、その収受文書の番号を使用することができる。 例示すると 11安総第1号 |
発送日 | 文書を発送した日を決裁後記入する。 |
発送区分 | 文書の発送方法を記入する。 |
決裁 | 職を兼務する場合は、それぞれ承認する。 |
合議 | 合議先の課等を記入し、決裁規程に基づいて合議先の課長が承認する。 |
公印確認 | 公印の押印に当たって、その使用が誤りでないことを確かめた者を明示するための欄で、保管者又は保管者の指示した者が認印する。 |
件名 | 文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現するものとし、その末尾に申請、許可、照会、回答、通知等起案文書の性質を括弧書きで入れる。 |
指示事項 | 決裁に関与した者が、その事案についての意見を記入し、指示者は、指示事項を記入する。指示事項が記入された文書については、主管課で適切に処理する。 |
起案本文 | 文案は、わかりやすい口語体とし、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書にする。 |
予算科目 | 起案事件について経費を伴う場合は、その予算科目を記入する。 |
