○安芸市教育委員会文書取扱規程
平成11年9月30日
教育委員会規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるものを除き、安芸市教育委員会(以下「教育委員会」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課等 安芸市教育委員会行政組織規則(昭和58年教育委員会規則第1号。以下「行政組織規則」という。)第4条第1項に規定する学校教育課及び生涯学習課をいう。
(2) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(3) 教育次長 行政組織規則第5条に規定する教育次長をいう。
(4) 決裁権者 安芸市教育委員会職務決裁規程(平成11年教育委員会規程第1号。以下「決裁規程」という。)に規定する決裁権を有する者をいう。
(5) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、収受文書及びその他の資料等をいう。
(6) 電子文書 文書のうち、電磁的記録で文書管理システム、電子契約システムその他の業務システムに登録されたものをいう。
(7) 主管課 当該文書に係る事案を担当する課等をいう。
(8) 収受文書 教育委員会に到達した文書をいう。
(9) 発送文書 教育委員会から発送する文書をいう。
(10) 起案文書 事案の処理について上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために作成された文書をいう。
(11) 庁内文書 各課等及び安芸市の機関相互において収発する文書をいう。
(12) 合議 決裁規程に規定する合議及び他の課等の事務事業に関連するため協議することをいう。
(13) ファイリングシステム 組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理管理し、ついには廃棄するに至る一連の制度をいう。
(14) 文書管理システム 電子計算組織を用いて、文書の収受、起案、回議、決裁、回覧、供覧、保管、保存、廃棄その他文書の管理に関する事務の処理を行うためのシステムをいう。
(15) 電子契約システム 電気通信回線を通じて接続されている電子計算機を利用して契約を締結するためのシステムをいう。
(16) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、保管及び保存を適正に行わなければならない。
(総括管理)
第4条 教育次長は、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
(課長等の職務)
第5条 課長等は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。
2 課長等は、決裁時に文書を審査するものとする。
(文書取扱員)
第6条 教育委員会に文書取扱員1人を置く。
2 文書取扱員は、教育次長が所属職員のうちから指名する。
(文書取扱員の職務)
第7条 文書取扱員は、課等における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書処理の年度)
第8条 文書処理に関する年度の区分は、一般文書、契約文書及び令達文書(訓令及び要綱を除く。)にあっては4月1日から3月31日まで、公示文書、令達文書(訓令及び要綱に限る。)及び法規文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、教育次長が認めたものにあっては、この限りでない。
(文書の番号)
第9条 文書には、次の各号に定めるところにより年度ごとに番号を付けなければならない。
(2) 指令については、「安教指令」を冠し、指令番号簿により一連番号を付けること。
(3) 規則及び訓令については、その区分の前に「安芸市教育委員会」を冠し、区分ごとに例規番号簿により一連番号を付けること。
(4) 告示については、その区分の前に「安芸市教育委員会」を冠し、告示番号簿により一連番号を受けること。
2 庁内文書及び発送文書のうち軽易なものについては、「事務連絡」とし、番号を省略することができる。
(1) 法令等の定めのあるものについては、当該職氏名
(2) 軽易なものについては、決裁権者の職名
(3) 発送文書のうち決裁権者又は課長等あての照会、協議又は依頼等の文書に対する回答は、決裁権者の職名
(4) 庁内文書については、決裁権者の職名
(収受文書の配布)
第11条 収受文書は、次に掲げるところにより速やかに主管課に配布しなければならない。
(1) 親展文書及び秘等の表示のしてある文書 教育長又は教育次長あての文書はあて先人に、その他のものはあて先の属する課等に開封しないで配布するものとする。
(2) 書留、内容証明等特別な郵便物 主管課の課長等に手渡しするものとする。
2 2以上の課等に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課等に配布するものとする。
(起案)
第12条 文書の起案は、文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、文書管理システムによることができない起案については、起案紙(別記様式)を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、文書管理システム又は起案紙によらずに処理することができる。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に記載することにより処理できるもの
3 第1項による起案は、次によらなければならない。
(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、一括処理することができる。
(2) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、必要あるときは要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(3) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。
(合議)
第13条 起案文書で、合議の必要のあるものは、主管課の課長等の決裁を受けた後、関係課長等に合議しなければならない。この場合、原則として関係課等の係長等を経由するものとする。
(合議文書の取扱い)
第14条 合議を受けた事項について異議がないときは、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管課の課長等に協議し、協議が調わないときは、決裁規程第5条第2項第4号の規定により教育長の決裁を受けなければならない。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課名の下に「要再回」と朱書するものとする。
4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後直ちに当該課長等にその結果を通知しなければならない。
(公印の押印)
第15条 文書には、安芸市教育委員会公印規則(昭和50年教育委員会規則第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものは、公印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの
(3) 他の行政機関に提出するもので、当該行政機関が押印を求めないもの
(4) 市民に周知回覧するもの及び軽易なもの
2 重要なもので特に必要と認めるものには、当該文書と契印するものとする。
3 契約文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。
4 第1項本文に規定する公印の押印を必要とする文書のうち、電子文書については、公印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。
(文書の保存期間及び保存区分)
第16条 文書の保存期間は、次に定める区分によるものとする。
(1) 永年保存 人事関係文書、重要財務関係文書、争訟関係文書など永年保存の必要のある文書又はその他の文書で10年以上の保存が必要で実務上永年保存の取扱いを受けるもの
(2) 10年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業のうち、重要なもので将来の例証となるもの
(3) 5年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業の執行に関する文書
(4) 3年保存 常例的な事務事業の執行に関するもの、5年の保存は必要としないが、1年で廃棄するのが適当でない文書
(5) 1年保存 事務事業の執行に付随する軽易な文書
(6) 随時廃棄 事務執行後、随時廃棄できるきわめて軽易な文書
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 文書の保存期間は、前2項に規定する区分に従い、課長等が定めるものとする。
(文書管理の特例)
第17条 課長等は、文書の管理に関し、この規程の定めるところによりがたいときは、教育次長の承認を受けて別に定めることができる。
(この規程に定めがない事項)
第18条 教育委員会の文書の取扱いに関し、この規程に定めがない事項については、安芸市文書取扱規程(平成11年規程第14号)の例による。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成11年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に使用している帳票その他の様式で直ちに改正し難いものについては、残品の限度で使用することができる。
3 この規程の施行の際、ファイリング・システムが導入されていない課等にあっては、ファイリング・システムが導入されるまでの間は、改正後の規程の規定中ファイリング・システムに基づく事務処理に関する規定は、適用せず、なお従前の例による。
附則(平成15年3月25日教委訓令第2号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月29日教委訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日教委訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日教委訓令第1号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和7年12月1日教委訓令第2号)
この訓令は、令和7年12月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
課名 | 約字 |
学校教育課 | 教学 |
生涯学習課 | 教生 |
